Przez lata obieg dokumentów w małych firmach wyglądał
podobnie: mail do księgowej, skan w załączniku, potwierdzenie odbioru w
kolejnym mailu. Działało. Aż zaczęło nie działać – kiedy dokumentów przybyło, a
pytania zaczęły się powtarzać: czy ta faktura już dotarła? Gdzie jest
deklaracja sprzed trzech miesięcy? Co bank chciał dostać na początku roku?
KSeF rozwiązuje jeden problem: faktury sprzedażowe trafiają
do systemu automatycznie. Ale to tylko część obiegu dokumentów w firmie.
Gdzie ucieka czas, którego nikt nie liczy
Najdroższą czynnością administracyjną w małej firmie nie
jest wystawienie faktury. Jest nią szukanie dokumentów, które już gdzieś są.
Wyszukiwanie faktury sprzed kilku miesięcy, sprawdzanie, czy
plik dotarł do księgowości, ponowne przesyłanie dokumentów, których nie ma w
skrzynce odbiorcy, szukanie deklaracji lub zaświadczenia na potrzeby banku czy
urzędu – każda z tych czynności zajmuje kilka minut. W skali roku to
kilkadziesiąt godzin pracy, którą można było wykonać inaczej.
Co KSeF odsłonił w firmach, które myślały, że mają
porządek
Obowiązkowy KSeF nie zmienia tylko sposobu wystawiania
faktur. Ujawnia, jak faktycznie wygląda obieg dokumentów w firmie. Dla wielu
przedsiębiorców to pierwsze zderzenie z pytaniem: czy mamy nad tym kontrolę?
Firmy, które bazują wyłącznie na mailach i przekazywaniu
plików ad hoc, najczęściej nie wiedzą, które dokumenty zostały już
zaksięgowane, a które czekają na działanie. Przy kontroli skarbowej lub wniosku
kredytowym ten brak kontroli staje się kosztowny – nie tylko czasowo.
Jeden system zamiast skrzynki mailowej – jak to działa w
Kolubris
W Kolubris dokumenty trafiają do jednego systemu dostępnego
z komputera i telefonu. Przedsiębiorca przesyła fakturę jako zdjęcie, skan lub
plik PDF – dokument od razu trafia do księgowości i pozostaje w elektronicznym
archiwum.
W tym samym miejscu dostępne są faktury sprzedażowe i
zakupowe, deklaracje podatkowe, raporty i zestawienia, komunikacja z księgowym
oraz dokumenty wymagane przez bank lub urząd. Nie trzeba przeszukiwać skrzynki
mailowej ani dzwonić do biura po dokument, który jest potrzebny tu i teraz.
Dla kogo to ma największe znaczenie
Największą różnicę widać w dwóch sytuacjach: gdy właściciel
sam zajmuje się dokumentacją i każda godzina spędzona na administracji to
godzina wyrwana z zarządzania firmą, oraz gdy spółka z o.o. obsługuje większy
wolumen dokumentów i potrzebuje szybkiego dostępu do danych finansowych – przy
raportowaniu, rozliczeniach z udziałowcami lub kontaktach z bankiem.
Elektroniczny obieg dokumentów nie jest odpowiedzią na KSeF.
Jest odpowiedzią na pytanie, jak prowadzić firmę tak, żeby dokumenty pracowały
dla Ciebie, a nie odwrotnie.