Jeszcze kilka lat temu w wielu firmach standardem były segregatory wypełnione fakturami i dokumentami. Dziś coraz więcej przedsiębiorców przechodzi na elektroniczny obieg dokumentów i przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej.
Czy jest to zgodne z przepisami? Tak.
Czy dokumenty księgowe można przechowywać elektronicznie?
Przepisy dopuszczają elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych. Ważne jest jednak, aby dokumenty były czytelne, kompletne oraz możliwe do udostępnienia na żądanie urzędu lub innych uprawnionych instytucji.
Dotyczy to zarówno faktur otrzymywanych elektronicznie, jak i dokumentów papierowych, które zostały zeskanowane i odpowiednio zarchiwizowane.
Co zrobić z papierowym dokumentem po zeskanowaniu?
To pytanie pojawia się bardzo często.
W wielu przypadkach przedsiębiorcy przechowują wyłącznie wersję elektroniczną dokumentu. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty są jednakowe. Szczególną ostrożność należy zachować przy umowach, dokumentach zawierających odręczne podpisy lub innych dokumentach, które mogą mieć znaczenie dowodowe poza rozliczeniami księgowymi.
Jeżeli masz wątpliwości, warto skonsultować to z księgowym przed zniszczeniem papierowego oryginału.
Jakie są zalety elektronicznego archiwum?
Najczęściej przedsiębiorcy wskazują kilka praktycznych korzyści:
- szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu,
- łatwe przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego,
- mniejsze ryzyko zagubienia dokumentacji,
- dostęp do dokumentów z różnych urządzeń i lokalizacji,
- ograniczenie ilości papierowych archiwów w firmie.
Przy większej liczbie dokumentów oszczędność czasu jest naprawdę odczuwalna.
O czym warto pamiętać?
Samo skanowanie dokumentów to dopiero początek. Równie ważne jest ich odpowiednie przechowywanie.
Dobrą praktyką jest wykonywanie kopii zapasowych, ograniczenie dostępu do dokumentów wyłącznie dla uprawnionych osób oraz zachowanie uporządkowanej struktury katalogów.
Dzięki temu dokumenty są nie tylko łatwe do odnalezienia, ale również bezpieczne.
Jak wygląda to w praktyce?
Przykładowo przedsiębiorca otrzymuje fakturę kosztową e-mailem. Dokument trafia do elektronicznego archiwum, a następnie do biura rachunkowego. W razie potrzeby można go odnaleźć w ciągu kilku sekund bez przeszukiwania segregatorów czy archiwum papierowego.
Podsumowanie
Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych jest rozwiązaniem, z którego korzysta coraz więcej firm. Ułatwia organizację dokumentów, usprawnia współpracę z biurem rachunkowym i pozwala ograniczyć ilość papierowej dokumentacji.
W Kolubris pomagamy klientom wdrażać elektroniczny obieg dokumentów oraz bezpieczne archiwizowanie dokumentów księgowych, dzięki czemu większość spraw można załatwić bez konieczności wizyty w biurze.